Actualité Wolters Kluwer

Aborder la première réunion du CSE

Atypique par essence, la première réunion de l’instance doit être savamment préparée, ce qui implique de connaître l’ensemble des questions qui peuvent être traitées à cette occasion. 

Au plus tard le 1er janvier 2020, après l’organisation des élections professionnelles, le CSE exercera en tant qu’instance unique les attributions réunies des anciens délégués du personnel, comité d’entreprise et CHSCT, dans toutes les entreprises (avec certes des aménagements en matière de santé, sécurité et de conditions de travail).
La première réunion du comité permettra de réaliser concrètement le lancement de la nouvelle instance. Elle doit être anticipée, car c’est au chef d’entreprise qu’il reviendra, en tant que Président du CSE, de l’animer.
Cette réunion, en particulier dans une entreprise de plus de 50 salariés, comporte un potentiel de thèmes à aborder si nombreux qu’il est conseillé de les échelonner par ordre de priorité sur deux ou plusieurs réunions. A titre d’exemple, si la désignation du secrétaire devra être immédiate, d’autres questions tout aussi importantes mais plus complexes, pourraient nécessiter un délai supplémentaire (exemple désignation des membres de la CSSCT ou des représentants de proximité, …).
Enfin, les sujets à mettre à l’ordre du jour de la première réunion seront nécessairement fonction du contenu de l’accord majoritaire de mise en place ou de fonctionnement du CSE. En effet, dans l’hypothèse où ce dernier n’a pas été conclu, ou si la négociation permettant son établissement a été inexistante ou minimaliste, le CSE peut être tenté d’étoffer son règlement intérieur de thèmes aussi stratégiques que les modalités de mise en place de la CSSCT, par exemple .

Convocation

Pour la première réunion, le chef d’entreprise, ou toute personne qu’il aura mandatée à cet effet, doit réunir le CSE dans les meilleurs délais. Le secrétaire du CSE n’ayant par définition pas encore été élu, c’est donc à lui qu’il reviendra de convoquer l’instance et d’établir, seul, l’ordre du jour.
Légalement, les convocations sont envoyées en même temps que l’ordre du jour, et ce, au minimum 3 jours avant la réunion . En pratique, il est conseillé de prévoir un délai d’au moins une semaine.
Seront seuls conviés les membres titulaires du CSE. 
 
S’ils ont déjà été désignés (ce qui est peu probable), les représentants syndicaux au CSE devront être également convoqués. Pour mémoire, dans les entreprises ayant entre 50 et moins de 300 salariés et dans leurs établissements, le délégué syndical est, de droit, représentant syndical au CSE . En revanche, dans les entreprises de 300 salariés et plus, chaque syndicat représentatif peut désigner un représentant syndical au CSE .
Il est peu probable que la première réunion porte sur la santé, la sécurité et les conditions de travail. Néanmoins, si tel devait être le cas pour des raisons de contexte, il faudra également inviter  :
- le médecin du travail ;
- le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail (ou, à défaut, l’agent chargé de la sécurité et des conditions de travail) ;
- l’agent de contrôle de l’inspection du travail ;
- l’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale.
La convocation devra indiquer le jour et l’heure, ainsi que le lieu où elle se tiendra. 
Elle s’accompagnera de l’ordre du jour et éventuellement de certains documents (notamment la documentation économique et financière de l’entreprise). 
En outre, si certains élus ont fait part de leur intention de se présenter à telle ou telle fonction (secrétaire, trésorier, ou adjoints de l’un d’entre eux, membres de la CSSCT, d’une autre commission, ou représentant de proximité selon ce qui a été négocié par accord majoritaire), les déclarations de candidatures reçues préalablement par le président pourront accompagner l’ordre du jour. 
En pratique, une fiche devra être jointe, indiquant les noms des candidats et les postes qu’ils sollicitent, accompagnée de tout document transmis par eux (profession de foi, motivation de la candidature...).
Le libellé de la convocation pourra se présenter comme suit. 
 
 
Modèle de lettre de convocation à la première réunion du CSE

« Convocation à la 1ère réunion du comité social et économique du <(date)>  M. (ou Madame) <>.
Vous êtes invité(e) à participer à la première réunion du comité social et économique qui se tiendra :
le <(date)> à <(heure)> à <(adresse)>. 
Vous trouverez en pièce jointe l’ordre du jour de la réunion.
Vous trouverez également les informations nécessaires à l’étude des points prévus à l’ordre du jour.»

Tenue de la réunion

Le chef d’entreprise ou son délégataire doit présider la première réunion du comité. 
Bien qu’il ait en effet la faculté de déléguer cette fonction, il est recommandé que l’employeur assiste en personne à cette première réunion, d’une part, pour conférer une certaine solennité à ce rendez-vous, d’autre part, pour le cas échéant présenter aux membres du comité la personne qui assurera la présidence du CSE par délégation.
Concrètement, le président ouvre la séance en rappelant le rôle du comité et le but de la réunion, à savoir, pourvoir aux différentes fonctions de nature à assurer son fonctionnement.
Il a, dans ce cadre, la possibilité de se faire assister par trois collaborateurs qui ont voix consultative .
Dès la mise en place du CSE, les anciennes dispositions conventionnelles, qu’elles soient plus favorables ou non que les dispositions légales relatives au CSE, cessent de produire effet sans qu’il soit nécessaire de les dénoncer. Ainsi, les anciens accords ou le précédent règlement intérieur du CE n’ont plus vocation à s’appliquer. 
Vous trouverez ci-après un tableau reprenant en synthèse les thèmes à aborder lors de la première réunion. 
Si leur évocation est trop conséquente pour une seule réunion, certains thèmes moins urgents peuvent être reportés à une réunion suivante. Ainsi, les questions relatives au règlement intérieur du comité, à ses budgets, et au calendrier prévisionnel des réunions futures pourront-elles être traitées ultérieurement.

Thèmes susceptibles d’être abordés en tableau 

Thème fixé à l’ordre du jour Observations
SUCCESSION DU COMITE D’ENTREPRISE
Compte rendu du CE sur sa gestion Les membres du comité sortant (en pratique l’ancien trésorier ou à défaut, l’ancien secrétaire) vont devoir rendre compte au nouveau comité de leur gestion, y compris des attributions économiques et des activités sociales et culturelles du comité.
Ils devront remettre aux nouveaux membres tous documents concernant l'administration et l'activité du comité, notamment les comptes bancaires et les factures .
Information sur le transfert des biens, droits et obligations du CE vers le CSE
+
Informations sur les comptes bancaires
Le CSE sera libre d’accepter ou de modifier les affectations proposées par le CE lors de sa dernière réunion .
Seront à cette occasion transférées les données relatives aux comptes bancaires du CSE (transfert des comptes ou création et habilitation du trésorier à utiliser le compte du CSE).
PRESENTATION DE L’ENTREPRISE
Communication de la documentation économique et financière relative à l’entreprise A défaut d’accord majoritaire en disposant autrement, préciser :
• la forme juridique de l'entreprise et son organisation ;
• les perspectives économiques de l'entreprise telles qu'elles peuvent être envisagées ;
• le cas échéant, la position de l'entreprise au sein du groupe ;
• compte tenu des informations dont dispose l'employeur, la répartition du capital entre les actionnaires détenant plus de 10 % du capital, et la position de l'entreprise dans la branche d'activité à laquelle elle appartient.
RÔLE ET FONCTIONNEMENT DU CSE
Constitution du bureau :
Désignation du secrétaire du CSE
Désignation du trésorier du CSE
Tant que le CSE n’a pas désigné de secrétaire, il ne peut pas fonctionner, puisque c’est à ce dernier qu’il revient de procéder, conjointement avec le président, à l’établissement de l’ordre du jour des réunions .
Après l’ouverture de la réunion, devront donc être désignés le secrétaire, mais également, le trésorier, nécessairement parmi les membres titulaires.
Comme toute délibération du comité, les désignations sont effectuées à la majorité des membres présents, étant entendu que, s’agissant de questions relatives au fonctionnement interne du comité, le président du CSE est en droit de voter pour l’élection des membres du bureau, sans que sa voix soit prépondérante.
Si un seul candidat se présente, l’élection se fait en principe à la majorité absolue, sachant qu’il peut s’avérer nécessaire de procéder à plusieurs tours de scrutin.
S’il y a plusieurs candidats, la majorité requise est la majorité relative : est élu le candidat ayant obtenu le plus de suffrages.
Concernant les modalités du vote, il se fait en général à main levée, mais il peut également se faire à bulletin secret, si la majorité des titulaires le demande. Dans ce cas, le président doit préparer des petits papiers sur lesquels chaque électeur note le nom de la personne qu’il souhaite voir élue.
En cas de partage des voix, c’est en général le candidat le plus âgé qui est déclaré élu (ceci n’étant pas une disposition d’ordre public, d’autres critères de départage pourront être retenus par le règlement intérieur).
Concernant la désignation des autres membres du bureau, il n’y a pas d’obligation légale. Il appartient ainsi au comité de définir les fonctions et les membres de ce bureau.
En pratique, il est recommandé de désigner un secrétaire adjoint, voire même un trésorier-adjoint, toujours parmi les membres titulaires.
Il convient alors de procéder comme pour la désignation du secrétaire, fonction par fonction.
Ainsi, le président indique l’intitulé de la fonction et demande aux candidats de se faire connaître.
Puis, après avoir vérifié que les conditions de candidature sont remplies, il organise le scrutin.
Le vote, émis par les membres titulaires, s’effectue, comme vu précédemment, à main levée ou à bulletin secret.
Enfin, après la clôture de la séance, le secrétaire, s’il a été désigné, ou à défaut, le secrétaire de séance, établit dans un délai de quinze jours le procès-verbal de la réunion indiquant les désignations effectuées et le communique à l'employeur et aux membres du comité .
Rappel des modalités pratiques de fonctionnement du CSE La première réunion du CSE est l’occasion de rappeler les principales règles de fonctionnement du CSE (éventuellement adaptées par accord) :
- durée du mandat ;
- périodicité et modalités d’organisation des réunions , et notamment (à défaut d’accord) fixation d’un calendrier théorique, lequel ne dispensera pas le président de convoquer l’instance, ni d’établir l’ordre du jour conjointement avec le secrétaire du CSE ;
- modalités de suppléance en cas d’absence d’un titulaire ;
- délais de consultation ;
- modalités de fonctionnement de la BDES ;
- local du CSE et matériel attribué (ligne téléphonique, matériel de photocopie), étant entendu que les frais courants de fonctionnement (documentation, papeterie, frais d'abonnement et de communications téléphoniques) seront pris en charge par le comité sur son budget de fonctionnement ;
- utilisation des heures de délégation ;
- déplacements et liberté de circulation (éventuellement préciser les cas dans lesquels l’employeur prend en charge le temps et/ou les frais de déplacement des représentants du personnel) ;
- tableau d’affichage des communications…
- formation des membres du CSE (formation économique dans les entreprises de 50 salariés et + et formation santé, sécurité et conditions de travail dans toutes les entreprises ).
Rappel des attributions du CSE A défaut d’accord sur le fonctionnement du CSE, rappel des 3 grands blocs de consultation récurrentes :
- orientations stratégiques ;
- situation économique et financière ;
- politique sociale, conditions de travail et l’emploi.
Et indication de la transmission des informations trimestrielles dans les entreprises de + 300 salariés.
Informations sur le budget de fonctionnement et le budget des activités sociales et culturelles Préciser le montant et les modalités de versement de ces budgets, étant entendu que, sauf accord d’entreprise ou usage, le budget de fonctionnement s’établit au minimum à 0,20% de la masse salariale brute dans les entreprises dont l’effectif se situe entre 50 et 1.000 salariés, et 0,22% au-delà .
La contribution versée chaque année par l'employeur pour financer des institutions sociales du CSE est, elle, fixée par accord d'entreprise .
Elaboration d’un règlement intérieur Le CSE va devoir établir son règlement intérieur, dont l’objet principal est de déterminer « les modalités de son fonctionnement » et celles de « ses rapports avec les salariés de l’entreprise ».
Il est conseillé de prendre le temps de la réflexion sur le contenu des dispositions du règlement intérieur qui n’auraient pas déjà fait l’objet d’un accord et notamment :
- la composition et les attributions du bureau : désignation et révocation des membres, habilitation du trésorier et rôle du secrétaire
- l’organisation, le calendrier et le déroulement des réunions ordinaires et extraordinaires : préparation, convocation, ordre du jour, lieu de réunion, participants aux réunions, recours à des experts, modalités de vote, règle de majorité, enregistrement des débats, obligation de confidentialité et secret professionnel, éventuellement réunions préparatoires... ;
- les modalités d’adoption et de diffusion des procès-verbaux ;
- les conditions d’inspections et d’enquêtes du CSE ;
- le local du comité et ses modalités d’utilisation (permanences), ainsi que le détail du matériel mis à disposition ;
- le statut des membres du comité : attribution, droits, prérogatives des titulaires et cas particulier des suppléants (heures de délégation, prise en charge des frais de déplacement, droit à la formation économique...) ;
- les budgets alloués au CSE : montant et modalités de versement des contributions patronales, rappel de l’utilisation par les membres du comité de la subvention de fonctionnement et du budget des œuvres sociales et culturelles ainsi que leurs limites ;
- la comptabilité du CSE : tenue et établissement des comptes annuels du CSE , établissement du rapport d’activité de gestion et rapport en fin de mandat ;
- les modalités de communication du CSE avec le personnel de l’entreprise, notamment par voie d’affichage ou par mail, et correspondances du CSE et réunions d’information internes au personnel ;
- le principe de liberté de circulation dans l’entreprise (et la question des frais de déplacement des membres du CSE) ;
- le nombre et les modalités de fonctionnement des commissions du CSE et, en l’absence d’accord collectif, les modalités de fonctionnement de la CSSCT : désignation des membres, temps passé en commission ;
- (le cas échéant) la désignation de représentants auprès du Conseil d’administration ou de surveillance et de l’assemblée générale ;
- la durée de validité du règlement intérieur : il est en principe adopté en début de mandature du CSE pour toute la durée du mandat, et plus encore. Sauf à ce qu’une disposition prévoie qu’il fera l’objet d’une révision au moment du renouvellement de l’instance, le règlement intérieur du CSE ne devient pas caduc dans cette hypothèse .
Il conviendra ensuite que le comité adopte ce règlement intérieur, par un vote auquel le président du comité, pourra participer. Le règlement aura alors un caractère obligatoire vis-à-vis de tous les membres du comité.
Le règlement intérieur ne doit pas prévoir de clause imposant à l’employeur des obligations ne résultant pas de dispositions légales, sauf accord de sa part . Dans l’hypothèse d’un accord de l’employeur à une obligation supplémentaire, celui-ci « constitue un engagement unilatéral [qu’il] peut dénoncer à l’issue d’un délai raisonnable et après en avoir informé les membres de la délégation du comité social économique. »
MISE EN PLACE D’UNE CSSCT, DE COMMISSIONS ET DESIGNATION DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE ET REPRESENTANTS AU CA (et AG)
Désignation des membres du CSE faisant partie de la CSSCT (entreprises de 300 salariés et plus notamment et SEVESO) Selon les modalités définies par l’accord majoritaire de mise en place du CSE ou, à défaut, par le règlement intérieur du CSE, il s’agit de préciser :
« 1° Le nombre de membres de la ou des commissions ;
2° Les missions déléguées à la ou les commissions par le comité social et économique et leurs modalités d'exercice ;
3° Leurs modalités de fonctionnement, notamment le nombre d'heures de délégation dont bénéficient les membres de la ou des commissions pour l'exercice de leurs missions ;
4° Les modalités de leur formation conformément aux articles L. 2315-16 à L. 2315-18 ;
5° Le cas échéant, les moyens qui leur sont alloués ;
6° Le cas échéant, les conditions et modalités dans lesquelles une formation spécifique correspondant aux risques ou facteurs de risques particuliers, en rapport avec l'activité de l'entreprise peut être dispensée aux membres de la commission ».
Rappel des différentes commissions à mettre en place Les commissions du CSE sont mises en place en application des dispositions d’un accord d’entreprise majoritaire et à défaut selon les dispositions légales :
- commission d’information d’aide au logement (entreprises ≥ 300) ;
- commission égalité professionnelle (entreprises ≥ 300) ;
- commission formation (entreprises ≥ 300) ;
- commission des marchés (entreprises ≥ 50 et 3 seuils) ;
- commission économique (entreprises ≥ 1.000) .
En l’absence d’accord majoritaire créant des commissions supplémentaires , les membres des commissions peuvent être choisis parmi des salariés de l’entreprise n’appartenant pas au CSE .
Désignation des représentants de proximité En cas d’accord majoritaire de mise en place du CSE le prévoyant, la désignation des représentants de proximité se fait selon les modalités qu’il définit.
Désignation des représentants du CSE dans les sociétés à conseil d’administration ou conseil de surveillance Dans les sociétés, deux membres du CSE, désignés par le CSE et appartenant l'un à la catégorie des cadres techniciens et agents de maîtrise, l'autre à la catégorie des employés et ouvriers, assistent avec voix consultative à toutes les séances du conseil d'administration ou du conseil de surveillance.
Dans les sociétés où il est constitué trois collèges électoraux, quatre membres sont désignés par le CSE, dont deux appartiennent à la catégorie des ouvriers et employés, le troisième à la catégorie de la maîtrise et le quatrième à la catégorie des ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilés.
ENTREPRISES A STRUCTURE COMPLEXE
Désignation des membres du CSEC Le nombre de membres du CSEC est défini dans l’accord conclu avec les OS intéressées (protocole d’accord préélectoral en principe) qui répartit les sièges entre les établissements et les collèges .
En l'absence d'accord unanime du collège électoral, l’élection des membres du CSEC se fait au scrutin uninominal majoritaire à un tour.
Quote-part attribuée pour le fonctionnement du CSE central A défaut d'accord entre le CSEC et les CSEE, les modalités de constitution du budget de fonctionnement du comité central sont déterminées par la convention collective de branche, et à défaut, par le tribunal d'instance .
Transfert de gestion des activités sociales et culturelles par les CSEE au CSEC

Les CSE d'établissement peuvent décider de confier au CSEC la gestion d'activités communes. Ils décident alors de rétrocéder au CSEC une part de la contribution patronale perçue pour lui permettre d'assurer la gestion des œuvres communes confiées.
Un accord majoritaire, conclu dans les conditions de droit commun, peut définir les compétences respectives du CSEC et des CSE d'établissement.
En cas de transfert de gestion, une convention entre les CSEE et le CSE central doit être établie et comporter les clauses suivantes :
- la description des activités transférées au CSEC ;
- le financement du transfert pour chaque année d'exécution de la convention ;
- le cas échéant, la liste des biens, moyens matériels et humains mis à la disposition du CSEC pour chaque année d'exécution de la convention ;
- les modalités de financement de ce transfert pour chaque année d'exécution de la convention ;
- les modalités d'accès à l'activité ou aux activités transférées par les salariés des établissements concernés ;
- la durée de la convention et sa date d'entrée en vigueur ;

- les modalités de révision et de dénonciation de la convention.
 
Frédérique Marron,
Avocat spécialiste en droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale - Capstan Avocats
 
 
 
 
 

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