Actualité Wolters Kluwer

Mettre en place et gérer le télétravail

Les fiches conseil de Sylvain Niel

Les cahiers du DRH, novembre 2019

© sorbetto - Getty images

Comment instaurer le télétravail, qui peut y accéder et comment l’organiser en préservant à la fois l’intérêt de l’entreprise et les droits des salariés concernés ?

Les 18,2 millions de salariés du secteur privé sont de plus en plus nombreux à pratiquer le télétravail régulier. Ils représentent 29% de l’effectif des entreprises de plus de 10 salariés selon l’étude Malakoff Médéric-Humanis publiée en février 2019 , soit 5,2 millions de personnes. En un an, ce sont près de 700 000 salariés en plus.

Si l’on rajoute à ce chiffre celui du secteur public , la France compte aujourd’hui 6,6 millions de télétravailleurs, pour un nombre moyen de jours de télétravail s’établissant à sept par mois, et vraisemblablement huit (soit deux jours par semaine) dans un avenir proche, compte tenu des tendances observées.

Selon cette même enquête :
  • près de 8 télétravailleurs sur 10 s’en déclarent satisfaits ; 
  • 83% des managers interrogés encadrant des télétravailleurs y sont favorables ;
  • télétravailleurs, managers et dirigeants sont unanimes : le télétravail améliore la qualité de vie au travail et la performance.

Quant aux syndicats, leurs avis sont plus nuancés. Si la CFDT signe le plus grand nombre d’accords (voir encadré ci-dessous) et met en avant les avantages du télétravail comme « moins de temps de transport, moins de fatigue et de stress, une capacité de concentration plus importante… Il participe par ailleurs d’une plus grande liberté et autonomie », elle relève néanmoins des risques comme celui de « l’isolement du salarié, l’augmentation de son temps de travail, les difficultés à se déconnecter et, finalement un risque d’empiètement de son activité professionnelle sur sa vie personnelle ». La CGT tempère, elle aussi les bienfaits du télétravail. Sur l’un de ses sites elle écrit : « S’il offre à première vue beaucoup d'avantages, comme un gain de temps et d'argent sur les transports et une vie de famille plus équilibrée, un rapport de l'Organisation internationale du travail et Eurofound, une agence de l'Union Européenne, s'appuyant sur des recherches menées dans 15 pays, estime qu'à forte dose, il peut nuire à la santé. »
La négociation avec les syndicats doit pouvoir prendre en compte certains des risques identifiés par ces confédérations de salariés.

Mise en place

3 modalités

Avec la volonté de simplifier au maximum le passage au télétravail, l’ordonnance Macron prévoit que celui-ci est mis en place, d’une manière permanente ou occasionnelle, dans le cadre  :
  • d’un accord collectif ;
  • ou, à défaut, d’une charte élaborée par l'employeur, après avis du comité social et économique (CSE), s'il existe ;
  • ou, en l'absence d'accord collectif ou de charte, dans le cadre d’un accord entre le salarié et l’employeur lorsqu’ils conviennent de recourir au télétravail .

Articulation avec l’ANI du 19 juillet 2005

Jusqu’alors, les entreprises dont l’activité est représentée par le Medef, la CGPME et l’UPA étaient couvertes par l’Accord National Interprofessionnel du 19 juillet 2005 sur le télétravail, et devaient en respecter les dispositions. Cet accord a été étendu par arrêté du 30 mai 2006. 

Remarque
Cet accord couvre donc pratiquement la quasi-totalité du secteur marchand. En sont exclus les professions libérales, l’agriculture, les activités sanitaires et sociales et l'économie sociale, les industries du bois, le caoutchouc et les polymères, l'enseignement privé (sauf le hors contrat), le spectacle vivant et la presse.
 
Ces dispositions sont-elles encore en vigueur ? La question est d’importance, dès lors que les modalités de recours au télétravail envisagées par l’ANI sont plus restrictives que celles fixées par la loi du 29 mars 2018 .
Ce dernier impose notamment de conclure un avenant contractuel très détaillé et de prendre en charge l’ensemble des frais professionnels par l’entreprise, ce que n’impose plus la législation actuelle. 
Pour échapper aux dispositions de l’ANI, la seule solution pour les DRH des entreprises concernées est de conclure un accord collectif dérogatoire sur le télétravail.
 
Quels sont les syndicats signataires des accords sur le télétravail ?
Au 11 septembre 2019, Légifrance recensait 1.400 accords d’entreprise sur le télétravail. Sur l’ensemble de ces accords, 805 sont signés par la CFDT (57%), 579 par la CGC (41%), 471 par la CGT (34%), 296 par la CFTC (21%) et 285 par FO (20%).

Conditions d’accès

Le postulat du recours au télétravail :
  • repose sur la capacité du salarié à remplir ses fonctions de façon autonome ;
  • et implique que l'activité professionnelle puisse être exercée à distance dans de bonnes conditions. Cela nécessite donc pour le candidat, outre que son activité s’y prête, de détenir des aptitudes individuelles et des qualités professionnelles de nature à permettre une parfaite maitrise des systèmes informatiques. 

Demande du salarié

Le plus souvent, le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit à son responsable hiérarchique. Dans ce cas, le télétravail ne peut être mis en œuvre qu'après examen par le manager et accord de celui-ci, puis de la Direction des Ressources Humaines. 

Un délai de réflexion peut s’avérer nécessaire afin d’étudier la demande et de faire éventuellement passer un test d’aptitude à l’intéressé.

La jurisprudence reconnaissant à l'employeur un « droit d’évaluer le travail de ses salariés » , il semble en effet possible de mettre en place un système d’évaluation pour mesurer les capacités d’un candidat à passer en télétravail. Ce dernier peut consister en un test professionnel combiné à un entretien d’appréciation mené par les ressources humaines et reposant sur des critères préétablis. 

Remarque
Avant de mettre, le cas échéant, en place ces tests de télétravail, la direction doit informer et consulter le CSE. En effet, il rentre dans ses attributions d’être consulté préalablement à l’institution de dispositif d’évaluation des salariés, même s’il ne concerne qu’une partie d’entre eux . Puis, après l’avis du CSE, la direction doit aussi informer préalablement le personnel des méthodes et techniques d’évaluation utilisées dans ce cas de figure précis . 

Sur le plan « technique », il faut notamment s’assurer que le salarié, préalablement à son passage en télétravail, a bien procédé à une installation compatible avec un fonctionnement en télétravail. A ce titre, l’employeur pourra exiger de l’intéressé qu’il lui remette un diagnostic d’électricité récent ou, à défaut, une attestation sur l'honneur de la conformité de son installation électrique dans la résidence principale ou secondaire déclarée. Ceci afin de vérifier que les lieux où est exercé le télétravail sont conformes à la réglementation en vigueur et lui permettent d'effectuer son travail en toute sécurité et dans le respect des règles de conformité et de confidentialité. À défaut de l’un de ces deux documents, il peut être décidé de renoncer à lui en octroyer le bénéfice.

Accepter la demande

Les textes précisent qu’en l'absence d'accord collectif ou de charte, lorsque le salarié et l'employeur conviennent de recourir au télétravail, ils doivent formaliser leur accord par tout moyen. 

Remarque
Le législateur n’exige donc plus que l’accord prenne la forme d’un avenant au contrat de travail de l’intéressé alors que l’Accord interprofessionnel du 19 juillet 2005 l’imposait . Quelle règle faut-il appliquer ? La question semble délicate. En effet, selon le Code du travail, lorsqu'en application d'une disposition législative expresse dans une matière déterminée, une convention ou un accord collectif de travail étendu déroge à des dispositions légales, les infractions aux stipulations dérogatoires sont punies des sanctions qu'entraîne la violation des dispositions légales en cause . Selon nous, et dans le cas présent, le non-respect de l’ANI dont la date (2005) est antérieure à la loi de décembre 2018, ne permet pas de recevoir une qualification pénale car le manquement à l'obligation conventionnelle n'a pas été institué par un accord collectif étendu, conclu en application d'une disposition législative expresse encore applicable aujourd’hui. Toutefois le non-respect d’un ANI par l'employeur peut engager sa responsabilité civile lorsqu'il en est résulté un préjudice pour le salarié. On peut s’interroger sur la nature du préjudice éprouvé par un salarié à qui l’employeur n’a pas proposé un avenant à son contrat de travail. Dans cette hypothèse, il semble quasiment inexistant si un autre document précise toutes les conditions requises par la loi actuelle pour mettre en œuvre le télétravail. Finalement, le risque encouru par l’absence d’avenant au contrat de travail paraît minime.

Dès lors, lorsque la demande de télétravail est acceptée, un mail, une lettre ou un texto peut suffire sans que soit signé, pour autant, un avenant au contrat de travail confirmant l'accord du salarié et de l'employeur et précisant les modalités utiles à l'exercice du télétravail et adaptées à la situation du télétravailleur.

Motiver le refus

Le refus de la direction peut tout d’abord être justifié, si le demandeur ne satisfait pas l’un des critères d’éligibilité fixé par l’accord collectif ou la charte. Il peut s’agir par exemple  
  • d’une ancienneté minimale dans le poste occupé, en général au moins un an ; 
  • de l’occupation d’un poste compatible avec le télétravail ; 
  • du suivi d’une formation permettant d’utiliser un ordinateur portable et les systèmes qui y sont installés ; 
  • de la justification que son lieu de télétravail répond aux exigences techniques requises pour la mise en œuvre d'une telle organisation ;
  • du bénéfice d’une couverture réseau permettant de disposer d’une ligne internet à haut débit ;
  • de la transmission d’une attestation d'assurance habitation pour le local où le télétravail est accompli.
Selon le Code du travail, l'employeur qui refuse d'accorder le bénéfice du télétravail à un salarié qui remplit les conditions fixées, doit motiver sa réponse.
Si le texte de loi impose que le refus soit justifié, il ne précise pas les motivations susceptibles de le fonder. Aussi, il est recommandé de lister ces dernières dans la charte ou l’accord d’entreprise portant sur le télétravail.
Au-delà des motifs objectifs cités plus haut, le DRH peut ainsi justifier son refus en invoquant :
  • l'autonomie insuffisante du salarié.
    Celle-ci s’apprécie notamment au regard de sa capacité à réaliser la quasi-totalité de ses activités sans aide ni soutien quotidien de l’encadrement. Il doit savoir aussi gérer son temps et prioriser ses différentes tâches, tout en étant à même de résoudre des problèmes nouveaux ;
  • l’absence d’intégration dans son collectif de travail ;
  • l’incapacité à prendre des initiatives ;
  • l’absence de retour sur le travail réalisé auprès de son responsable, ce qui peut poser des difficultés lorsqu’il doit alerter rapidement la direction en cas de difficultés ;
  • la nécessité de maintenir le bon fonctionnement d’une équipe ;
  • l’absence de maitrise de l’outil informatique.

Peut-on imposer à un salarié de passer en télétravail ?

Le passage en télétravail repose uniquement sur le volontariat. Il en résulte qu’un salarié ne peut y être contraint, que ce soit sur le fondement d’un accord de performance collective ou sur la prescription d’un médecin du travail. 
Si le Code du travail dispose que le refus d'accepter une organisation en télétravail n'est pas un motif de rupture du contrat de travail , ce refus est-il pour autant sanctionnable ? La réponse est, selon négative, compte tenu du principe du volontariat.
En cas de refus d’un collaborateur de passer en télétravail ; peut-on le muter dans une équipe où le télétravail n’est pas indispensable à son organisation ? 
Si le changement d’équipe n’implique aucune modification contractuelle, le salarié est tenu de l’accepter sous peine d’être licencié pour insubordination. En effet, le refus du salarié d'un simple changement de ses conditions de travail constitue une faute . 
Si ce changement d’affectation entraine une modification contractuelle, telle qu’une mutation dans un autre secteur géographique, le salarié est en droit de s’y opposer. Si le DRH passe en force, il s’expose à une prise d’acte de la rupture du contrat de travail au tort de l’entreprise. S’il procède au licenciement du collaborateur refuznik, cette rupture sera dépourvue de cause réelle et sérieuse pour non-respect du principe du volontariat.

Modalités d’exercice

Nombre de jours limité

Afin de maintenir le lien social, la charte ou l’accord collectif limite généralement la fréquence de l’activité en télétravail.
Signalons, en tout premier lieu, qu’il s’effectue par journée entière, ce qui exclut tout morcellement ou éclatement du télétravail, en demi-journée ou en heures.
En deuxième lieu, il est, en règle générale, restreint un nombre maximal de journées sur une période hebdomadaire ou mensuelle. La tendance actuelle est de le limiter à 2 jours non consécutifs par semaine pour les salariés dont le temps de travail est décompté en heures. Les collaborateurs en forfaits jours ne subissent généralement pas ce type de restriction afin d’éviter de mettre à mal leur liberté d’organisation du temps de travail. Néanmoins, afin de préserver la vie personnelle des intéressés, les plages horaires de disponibilité pendant lesquels ces derniers pourront être joints doivent respecter les temps de repos quotidien et hebdomadaire (s’établissant respectivement à 11 et 35 heures). 
En troisième lieu, les jours non utilisés ne sont ni cumulables ni transférables sur un autre mois. 
En définitive, le maintien du lien social avec les collaborateurs de l’entreprise implique que les temps de télétravail soient moins importants que ceux passés dans les locaux de l’entreprise.

Lieux du télétravail

En principe, les lieux de télétravail sont soit le domicile du salarié, soit un local situé à proximité (voir encadré ci-dessous). Cela peut être aussi une résidence secondaire si elle est adaptée à l’exercice d’une activité professionnelle.

Remarque
S’agissant du domicile, il convient d’indiquer au télétravailleur que tout changement d’adresse doit être signalé à la DRH dans les délais prévus par l’accord ou la charte.

Il doit, tout d’abord, être rappelé au télétravailleur de veiller à l’aménagement d’un espace de télétravail confortable, équipé d’un bureau, d’une chaise et de l’éclairage nécessaire. Il peut être utile de lui remettre la fiche de l’INRS relative au travail sur écran . 
Ensuite, le télétravailleur doit prévenir son assureur personnel de l’exercice d’une activité professionnelle au sein de son domicile afin de vérifier si ce cas de figure est bien couvert par son contrat d’assurance. A ce titre, l’accord ou la charte peut imposer au télétravailleur de fournir une attestation de l’assureur. En effet, l’assurance de l’entreprise couvre les dommages causés aux voisins et aux tiers par le matériel mis à la disposition du télétravailleur, à l’exclusion des autres risques.
Le salarié doit aussi vérifier que le règlement de copropriété autorise une activité professionnelle à domicile. 
Enfin, il est prudent de réclamer au télétravailleur une copie d’un diagnostic de conformité électrique dont le coût peut être pris en charge par l’entreprise. 

Le « co-working » est-il du télétravail ?
Le télétravail dans un bureau satellite, un « espace de coworking » ou un « télécentre » peut être prévu par l’accord ou la charte. 
Mais attention, le travail réalisé dans un local de l’entreprise n’est pas considéré comme du télétravail. En effet, selon l’article L. 1222-9 du Code du travail, le télétravail est une activité effectuée par un salarié « hors des locaux de l’employeur ». Or le « coworking » ou « co-travail exercé dans un espace de travail appartenant à l’entreprise, même s’il est partagé par d’autres salariés, est considéré comme effectué dans un local de l’entreprise. Il doit à ce titre respecter toutes les sujétions et obligations applicables à un établissement, et son utilisation comme espace de travail est conditionnée à l’accord de la direction. Cette dernière doit vérifier la disponibilité d’un poste de travail vacant sur le lieu de travail délocalisé souhaité par le salarié. Et les outils informatiques dont a besoin le collaborateur doivent pouvoir être utilisables depuis ce lieu.
Enfin les « lieux gris » tel que l’hôtel, une résidence de vacance ou encore le train ou l’avion, s’ils sont fréquemment utilisés, restent des lieux d’occupation sauvage sur lesquels l’entreprise ne saurait être engagée en cas de non-respect par son télétravailleur du règlement qui y est applicable. Une disposition est donc impérativement à prévoir en ce sens.
Remarque de la rédaction
Le co working peut recouvrir deux acceptions. Lorsqu’il s’agit d’espaces n’appartenant pas à l’entreprise ouverts au publics (exemple : locaux mis à disposition par la commune ou une chambre de commerce ou d’industrie), le salarié qui s’y rend à titre professionnel pour faire son travail est en situation de télétravail.

Dépenses prises en charge par l’entreprise

Même si la législation actuelle ne l’impose plus, les entreprises prennent généralement en charge une partie des coûts directement engendrés par l’exercice du télétravail, d’autant que la jurisprudence exige de son côté le remboursement des frais professionnels . Cette dernière admet toutefois que le salarié conserve la charge d’une partie de ces frais professionnels moyennant le versement d'une somme forfaitaire fixée à l'avance, dès lors que son montant est raisonnable par rapport aux frais réels engagés . 

Le montant de cette indemnité est très variable et peut s’élever de quelques euros par jour télétravaillé à des sommes bien plus importantes qui englobent l’ensemble des frais réellement supporté par le télétravailleur. Elle tient compte, le plus souvent, des dépenses liées à l’abonnement internet, à l’occupation d’une partie de l’espace privatif, des consommations d’électricité, d’eau et de chauffage.

Ces frais sont considérés comme des dépenses inhérentes à l'emploi dont le remboursement peut être exclu de l'assiette des cotisations, à condition d'être justifiés par la réalité des dépenses supportées par le salarié. Il s’agit notamment des remboursement ses frais d'adaptation du local et de la quote-part des frais fixes et variables réellement supportés sur la base du rapport surface du local concerné par le télétravail sur la superficie totale de l'habitation principale .

En pratique, et sur présentation de factures, l’entreprise peut en outre également prendre en charge les dépenses inhérentes à la situation de télétravail pendulaire à domicile pour :
  • le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du télétravailleur pour son montant réel ;
  • le coût de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques.
    Ces défraiements s’ajoutent à la mise à disposition du salarié par l’entreprise d’équipements, qui comprennent :
  • un ordinateur portable équipé des logiciels nécessaires à la bonne exécution du travail ;
  • un boitier ou une application permettant une connexion au réseau à distance ;
  • (le cas échéant) un téléphone portable professionnel.

Adaptation/ réversibilité

Même si un test est passé avec succès, il peut être utile de soumettre les débuts de ce mode de collaboration à une période d'adaptation de plusieurs mois. 

Remarque
En ce qui concerne les salariés déjà présents dans l'entreprise qui passent au télétravail, l’article 2 de l’accord interprofessionnel du 19 juillet 2015 impose de prévoir une « période d'adaptation », au cours de laquelle le salarié ou l'employeur peuvent mettre fin au télétravail moyennant un délai de prévenance, 

Cette période doit permettre :
au responsable de vérifier si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement du service qu’il dirige ;
et au télétravailleurs de s’assurer que le travail depuis son domicile lui convient et s’avère compatible avec sa vie privée et son environnement familial.

Au cours de cette période et à son issue, la direction ou le salarié peuvent décider unilatéralement de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance fixé par l’accord ou la charte. En pratique, la période d’adaptation est généralement fixée entre 6 mois et 2 ans et le délai de prévenance  entre un et trois mois.

Remarque
Il est conseillé de préciser que l’un et l’autre doivent motiver leur décision par écrit. 
Il est probable que l’accord ou la charte identifient, par ailleurs, les cas où la direction peut mettre un terme à l’exercice de l’activité en télétravail. Il peut en aller ainsi lorsque :
  • les conditions initiales d’éligibilité au télétravail ne sont plus remplies. Ainsi, par exemple suite à une mutation professionnelle ou en cas de déménagement du salarié lorsque ce dernier se rapproche des locaux de l’entreprise ;
  • il est procédé à une réorganisation du service et/ou de l’entreprise ;
  • l’activité professionnelle est mal exécutée dans le cadre du télétravail ; 
  • est constaté un non-respect des règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données;
  • apparaissent des problèmes techniques caractérisant une absence de lieu de télétravail adapté ;
  • est relevée l’incapacité à rendre compte des travaux opérationnels confiés ;
  • un manque d’autonomie est constaté etc...
Remarque
Il faut toutefois noter que si le télétravail a fait l’objet d’un avenant au contrat de travail du salarié, il faudra, dans l’hypothèse où la décision d’y renoncer est prise par la direction, obtenir le consentement de ce dernier pour revenir aux conditions antérieures. 

Organisation de l’activité

« Télé-manager »

De nombreux DRH redoutent l’opposition des managers n’ayant plus physiquement leurs subordonnés sous leurs ordres. Pour 31% des dirigeants, la résistance des managers de leur entreprise vis à vis du télétravail constitue une difficulté sérieuse . Selon cette même étude, il s’avère que 56% des managers éprouvent des difficultés à organiser l’activité à distance de leurs collaborateurs. Un DRH lançait d’ailleurs cette remarque assassine : « Je suis contre le télétravail, car pour moi c’est du travail devant la télé ! ». 
Comment manager des collaborateurs en « home-office » ? 
Tout d’abord, le manager doit planifier les jours de télétravail de telle sorte que des réunions d’équipes puissent être organisées avec l’ensemble des collaborateurs. Ces dernières sont essentielles pour la survie du lien social, l’échange d’idées et l’expression de décisions partagées.
Il faut, ensuite, s’assurer que durant son temps de travail à domicile, chaque télétravailleur puisse être joignable par téléphone, visioconférence, WhatsApp, Skype ou tout autre moyen de télécommunication orale ou visuelle. Pour ce faire, des plages horaires doivent être fixées en cohérence avec l’horaire normal de travail. Un responsable d’équipe doit pouvoir contacter un télétravailleur aussi aisément que s’il était présent dans les locaux de l’entreprise. La messagerie électronique n’est pas de ce point de vue la meilleure façon de communiquer, bien au contraire.
Enfin, il est recommandé de relâcher le lien hiérarchique en assouplissant les contraintes horaires et en allégeant le « reporting hiérarchique ».  

Faire respecter les temps de travail

Principes

Durée du travail inchangée
Le télétravail ne change pas les horaires et l’amplitude des temps de travail applicables au salarié. 
Si l’intéressé gère à sa convenance l’organisation de son emploi du temps, c’est dans le respect de ses horaires habituels, et surtout dans la limite des durées maximales de travail et des durées minimales de repos quotidien. 
De ce point de vue, se pose la question des heures supplémentaires : peut-on opposer au télétravailleur que seules le sont celles qui ont été demandées explicitement ou implicitement par le supérieur hiérarchique ?
Cette règle du « travail commandé » semble parfois délicate à faire respecter en situation de télétravail. En effet, si ce dernier permet à un collaborateur de « sur travailler » pour combler les retards qu’il a accumulés, ce n’est pas forcément dans le respect de ses horaires normaux de travail. Dès lors, comment considérer ces heures excédentaires, non imposées par la hiérarchie puisque accomplies de leur propre initiative par les salariés ? 
En la matière, le dépassement du nombre d’heures de travail résulte surtout de la défaillance du manager dans la gestion de la charge de travail. Ainsi, dès lors que ce dernier confie au salarié des tâches que celui-ci n'est pas en mesure de réaliser sur ses horaires normaux, les heures excédentaires qu’il effectue pour en venir à bout sont bien des heures supplémentaires. Lesquelles devront donc être payées, y compris lorsque la direction a expressément interdit d’y recourir . Le télétravail fait d’autant moins exception à la règle, s’il n’existe par ailleurs aucun moyen mis en place pour s’assurer de la cohérence de l’articulation temps de travail/charge de travail.  
Droit à la déconnexion 
Si la hiérarchie fixe avec le télétravailleur les plages horaires durant lesquelles ce dernier doit être joignable, il est rappelé que l’exercice du télétravail ne doit pas remettre en cause le droit à la déconnexion. Dans la majorité des entreprises, ce principe implique qu’un salarié n’est pas tenu de répondre aux sollicitations reçues en dehors de ses jours et de ses horaires habituels de travail.

Concrètement, cela signifie que le télétravailleur ne doit pas être « dérangé » en dehors de ses horaires de travail, ni lors de sa pause déjeuner. Il doit pouvoir prendre cette dernière dans les mêmes conditions que s’il travaillait dans les locaux de l’entreprise. De même, un collaborateur en télétravail doit pouvoir de se déconnecter des équipements informatiques et téléphoniques mis à sa disposition. La direction doit veiller au respect de ce droit. Il ne suffit pas d’affirmer que chaque télétravailleur doit se conformer au respect des règles concernant les durées maximales de travail et les plages de repos quotidiennes et hebdomadaires, il faut mettre en place des moyens de contrôler l’exactitude de cette affirmation péremptoire.

Même si c’est, de ce point de vue, à l’entreprise de démontrer qu’il n’y a eu aucun manquement,  cette preuve peut être déduite de plusieurs éléments factuels permettant de constater que le salarié bénéficiait bien de ses repos.

Exemple
Une femme cadre en télétravail a été déboutée de ses demandes d’indemnité car ni lors de l’entretien annuel d’évaluation où elle était interrogée sur sa charge de travail, ni sur ses feuilles de temps bimensuelles qui servaient également à contrôler son temps de travail, il n’a été possible de constater l'absence de repos hebdomadaires . 
D’un point de vue pratique, la question de la charge de travail doit être abordée sérieusement lors des entrevues que le management planifie avec un télétravailleur, en plus d’un système de décompte des horaires. 

Contrôle

Toutes les journées de télétravail doivent être posées à l'avance, dans un délai minimum qui peut varier de 24 heures à une semaine. 
Dans la plus grande partie des cas, l’inscription d’une journée en télétravail est effectuée dans le logiciel de gestion des temps. Certains accords ou chartes précisent que faute d’être validée en amont par le responsable hiérarchique, la journée sera considérée comme une absence injustifiée. Ces journées de télétravail sont aussi souvent saisies par le salarié dans son agenda professionnel (Outlook, Google-agenda…) et ce, afin d’informer toute la communauté de travail de son absence. 
La direction peut aussi imposer au télétravailleur qu’il se connecte dès le début de sa journée de télétravail sur le logiciel de communication et de messagerie interne, afin d’identifier ses temps d’activité, ce qui permet ainsi de maintenir un contact permanent et quasiment instantané avec l'entreprise. Le recours aux technologies d’information permet de cerner, à la seconde près, les temps d’activité et les horaires durant lesquels les salariés sont à leur poste de travail. Le système informatique peut aussi générer des alertes automatiques s’il détecte des anomalies, et les signaler au management sous forme de mail ou de SMS, afin qu’il contacte le salarié concerné.
Si le décompte informatique des périodes d’activité présume de l’existence de temps travaillés, il est conseillé qu’elles soient néanmoins validées par la hiérarchie. Il est donc indispensable de prévoir une procédure numérisée de validation par le management des temps télétravaillés.
Enfin, il est prudent de prévoir que pour les besoins du service et sur demande du manager, certaines journées initialement prévues en télétravail puissent être finalement reportées afin d’être effectuées dans les locaux de l’entreprise. Ce jour de télétravail peut être reporté à une date choisie par l’employeur ou à celle convenue conjointement entre ce dernier et le salarié. Dans ce cas, il est judicieux de préciser le délai maximal du report.

Contrôle « sur place » ?
L'article 8 de l'accord interprofessionnel du 19 juillet 2005 reconnait ce droit d'accès à l'employeur, aux autorités administratives et aux représentants du personnel, compétents en la matière. Il précise toutefois que « si le télétravailleur exerce son activité à son domicile, cet accès est subordonné à une notification à l'intéressé qui doit préalablement donner son accord ». Par ailleurs, le télétravailleur est autorisé « à demander une visite d'inspection ».
Il est recommandé de le rappeler dans l’accord collectif ou la charte.
Lorsque le télétravail est formalisé par un avenant au contrat de travail, ce dernier peut également autoriser des visites du domicile de salarié pendant ses horaires de télétravail. Le refus de l’intéressé de s’y soumettre constitue une faute pouvant, selon nous, justifier son licenciement ou à tout le moins le retrait du bénéfice du télétravail.
Il est également envisageable de prévoir une visite domiciliaire sur rendez-vous, mais dans ce cas, il est conseillé de préciser que c’est après accord préalable et écrit du télétravailleur, et en sa présence.
Si l’on souhaite pouvoir sanctionner le refus injustifié du salarié sans toutefois le licencier, il est conseiller de compléter le règlement intérieur sur ce point.

Garantir la protection des données et leur confidentialité

Parce qu’il utilise les technologies de l'information et de la communication, le télétravailleur doit respecter les documents internes qui conditionnent leur usage et notamment la Charte Informatique. De ce point de vue, il faut s’assurer que le champ d’application de la charte est bien étendu au personnel travaillant à distance et à défaut, le corriger.

Dans le cadre de cette charte informatique, il est rappelé que le télétravailleur doit porter une attention toute particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d'authentification, comme les codes et mots de passe, qui sont personnels et confidentiels. Elle doit préciser également que le télétravailleur reste tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l'entreprise. Compte tenu de l’usage exclusivement professionnel des équipements mis à disposition, il est recommandé d’interdire au salarié de laisser un tiers accéder à son matériel. Comme l’exige la jurisprudence, c’est désormais aux chartes informatiques adjointes au règlement intérieur de préciser ces règles impératives, dont la nature disciplinaire n’est plus contestée .

Remarque
En cas d'incident technique sur le matériel mis à disposition du télétravailleur, qui l'empêcherait d'effectuer normalement son activité, ce dernier doit en informer immédiatement sa hiérarchie, afin que des mesures de sauvegarde puissent être prises.

Savoir qu’un accident survenu au télétravailleur est un accident du travail

D’après la législation actuelle, est présumé être un accident du travail tout accident dont est victime un salarié sur les lieux et durant les jours et les horaires où il exerce son activité professionnelle en télétravail . 

Tout accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant son temps de télétravail sera donc soumis au même régime que s'il était intervenu dans les locaux de l’entreprise.

Par conséquent, la direction doit préciser qu’en cas d’accident, le salarié doit en informer sa hiérarchie ainsi que la DRH dans les 24 heures maximum, sauf cas de force majeure comme par exemple une hospitalisation, suite à un accident grave tel qu’une chute.

Dans cette hypothèse, la DRH est tenue de déclarer l’accident du travail à la Caisse Primaire d'Assurance Maladie dans le délai de 48 heures à compter du jour où elle en a eu connaissance. 

Bien entendu, cette déclaration peut être assortie de réserves motivées s’il s’avère que le caractère professionnel de l’accident est éminemment contestable. Ce qui concrètement va s’avérer complexe à prouver compte tenu de la présomption posée par la loi. Seule une enquête sur place portant sur la nature de l’accident et les circonstances dans lesquelles il est intervenu peut permettre d’étayer les réserves du DRH. 

Permettre aux télétravailleurs de se réapproprier leur espace professionnel

Le développement du télétravail s’accompagne fréquemment de l’apparition d’open-space ou de bureau virtuel envahi d’écrans d’ordinateur.

A la clé, se pose la question du bien-être des salariés dans un espace de travail revisité.  Adieu les bureaux individuels et salles de réunion…. Place au relooking des locaux de travail avec des points de connexion informatique, des espaces détentes et des lieux de convivialité.

De nos jours, on parle plus souvent d’espaces de travail que de locaux de travail. Il s’agit d’organiser des environnements où les collaborateurs ne sont pas raccordés aux seules obligations professionnelles. 

L’objectif est donc de favoriser, par une nouvelle organisation des lieux, la communication entre salariés destinée au développement du lien social et à la construction de relations professionnelles fluides. 

De même, la décoration de l’espace de travail devient primordiale. Alors que par le passé, les bureaux se devaient d’être austères, on combine aujourd’hui des peintures colorées, des plantes et des éclairages pour transformer les lieux de travail.  

Si avec le télétravail, l’activité professionnelle occupe l’espace privé, la vie personnelle envahit également la sphère professionnelle. Sans transformer les anciens bureaux en résidences privées, les espaces professionnels sont désormais pensés avec des lieux de restauration multi-offres, des coins cuisine, des zones ludiques et de détente, et des fauteuils confortables.

Toutefois, afin de favoriser le bien-être du salarié, un espace personnel clos ou semi clos apparait indispensable. Dans ce cas, le choix du mobilier peut être fait par l’intéressé lui-même, qu’il s’agisse de l’agencement, du type des meubles, de leurs couleurs et des décorations murales. 

En somme, le personnel sera d’autant plus engagé dans son travail que son espace sera attractif, ludique et personnalisable.
 
Conjugué à l’essor du co-working et à la mise en place de communautés de travail, le télétravail bouleverse les organisations. Bien préparé, il est une vraie opportunité de croissance et de développement pour l’entreprise, et son extension spatiale semble illimitée.

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